Helsingin Kaupunginteatteri on ottanut merkittävän askeleen kohti modernimpaa ja tehokkaampaa työympäristöä päivittämällä vanhan intranettinsä. Tavoitteena oli parantaa käytettävyyttä ja hyödyntää Microsoft-lisenssejä entistä paremmin. Uusi intranet rakennettiin moderniin SharePointiin, ja sen käyttöä tukevat laajasti myös muut Microsoftin työkalut. Lopputuloksena on yhtenäinen ja kustannustehokas kokonaisuus, joka palvelee sekä viestintää että tuotantojen hallintaa.
Käyttäjäystävällinen intranet
Helsingin Kaupunginteatterin henkilöstö koostuu noin 250 vakituisesta työntekijästä ja noin 100 freelancerista. Suurin osa henkilöstöstä ei ole IT-ammattilaisia, ja vain harva käyttää tietokonetta säännöllisesti. Vanhan intranetin haasteet, kuten vanhentuneet sisällöt ja heikko mobiilikäyttö, tekivät muutoksesta välttämättömän. Uusi intranet on suunniteltu erityisesti mobiilikäyttöä silmällä pitäen, mikä helpottaa henkilöstön arkea.
Projektin aikana yhdistettiin live- ja etätapaamisia sekä -koulutuksia. Sisällöntuottajille tarjottiin mahdollisuus osallistua koulutuksiin joko paikan päällä tai etänä, ja koulutuksista tehtiin myös tallenteet. Tämä mahdollisti joustavan oppimisen ja varmisti, että kaikki sisällöntuottajat pystyvät tuottamaan ajantasaista ja kiinnostavaa sisältöä.
Bonuksena yhteisöllisyyden lisääminen
Uusi intranet on suunniteltu lisäämään yhteisöllisyyttä. Freelancereille hankittiin lisenssit, jotta he voivat osallistua uutisointiin ja keskusteluihin. Käyttäjät voivat tilata uutisista ilmoitukset sähköpostiinsa, mikä helpottaa ajan tasalla pysymistä. Intranetin haku on nyt toimiva, ja sisältö on selkeää ja visuaalisesti miellyttävää myös mobiilissa.
Microsoftin työkalut laajasti käyttöön
Viestinnällisen intranetin lisäksi toteutettiin tuotantojen toiminnanohjaus modernin SharePointin työtiloilla. Työtilat tarjoavat tuotantokohtaiset ohjeet, materiaalit, keskustelut ja uutiset yhdestä paikasta. Tämä helpottaa tuotantojen hallintaa ja parantaa viestintää. Microsoftin ekosysteemin työkaluja, kuten Teams, Viva Engage, SharePoint Lists, OneNote ja Bookings, hyödynnettiin laajasti.
Tule mukaan syksyn HPR-tapahtumaan
Ilmoittaudu mukaan syksyn HPR-tapahtumaan ja kuule Helsingin Kaupunginteatterin mielenkiintoinen case-puheenvuoro intran uudistamisesta! Aiheesta ovat kertomassa viestintäpäällikkö Kaisa Pelkonen Helsingin Kaupunginteatterilta sekä modernin työn seniorikonsultti Tiia Välttilä Meltlakelta.
Tutustu koko ohjelmaa ja ilmoittaudu mukaan – muista hyödyntää ryhmäalennukset!