Kiinteistösijoitusyhtiö Sponda otti Copilot for Microsoft 365:en käyttöönsä. Onnistuneen käyttöönoton avaimena oli henkilöstön aktiivinen koulutus Copilotin käyttöön jo ensimmäisistä vaiheista alkaen. Hanke osoitti, ettei tuottava ja tehokas tekoälyn käyttö riipu vain valituista teknologioista, vaan vaatii käyttäjälähtöistä muutosjohtamista koko organisaatiolle.
Tähtäimessä asiakaskokemuksen huippu
Spondan johto on tunnistanut generatiivisen tekoälyn uudet mahdollisuudet yhtiön kilpailuedun kasvattamisessa. Suunnitelmana oli varmistaa korkealuokkaisen asiakas- ja työntekijäkokemus. Iso osa Spondan organisaation päivittäisestä työstä pitää sisällään viestintää, sisällön tuottamista, kokoustyöskentelyä ja päätöksentekoa, joissa keskeisenä digitaalisen yhteistyön alustana organisaatio on jo useamman vuoden hyödyntänyt Microsoft 365 -pilvipalveluita.
Tiettyyn käyttäjäryhmään rajatun pilotin sijaan Sponda päätti ottaa Copilot for Microsoft 365:en kerralla koko organisaation käyttöön, jotta hyödyt saavutettaisiin mahdollisimman nopeasti. Onnistumisen keskeisenä tekijänä oli Spondan johtoryhmän aktiivinen osallistuminen tavoitteiden asettamiseen ja koulutuksiin sekä vahva esimerkillä johtaminen. Lisäksi koko organisaation valmius muutokselle oli hyvä – jatkuva oppiminen on yksi Spondan tärkeimmistä arvoista ja henkilöstöllä oli aito halu ottaa uusia työkaluja käyttöön.
Työkaluna Copilot for Microsoft 365
Copilot for Microsoft 365 tuo generatiivisen tekoälyn toiminnot osaksi käyttäjille entuudestaan tuttuja Microsoft Teams-, Word-, Outlook-, PowerPoint- ja Excel-sovelluksia. Copilotin avulla Spondan käyttäjät voivat tehdä yhteenvetoja verkkokokouksista, -keskusteluista ja sähköposteista, tuottaa nopeammin erilaista sisältöä ja saada tehokkaasti vastauksia perustuen olemassa olevaan viestintä- ja dokumenttisisältöön.
Copilot tehostaa myös kokoustyöskentelyä, kun palavereihin ei ole enää tarve osallistua varmuuden vuoksi, vaan oleelliset kohdat ovat jälkikäteen poimittavissa tekoälyn avulla tallennetuista transkriptioista. Lisäksi Copilot for Microsoft 365 tarjoaa ChatGPT:n kaltaisen toiminnon, jonka avulla käyttäjät voivat tuottaa tarvittavaa sisältöä ja ymmärrystä erilaisten kehotteiden, eli promptien, avulla.
Muutosmatka ja tulokset
Copilot-käyttöönotto tehtiin muutosmatkalla, johon sisältyi käyttöönotto sekä toimintatapamuutos koko organisaatiolle. Muutosmatka sisälsi mm. koulutuksia, säännöllisiä Copilot-klinikoita sekä palautteiden keruuta. Koulutusten jälkeen kerättyjen palautteiden perusteella spondalaisilla on keskimäärin hyvät tai erittäin hyvät perustiedot Copilot-teknologian käytöstä.
Loppuvuoden toimintatapamuutosvaiheen tavoitteena on jalkauttaa lisäarvoa tuottavat käyttötapaukset osaksi käyttäjien päivittäistä arkea. Niillä varmistetaan tavoiteltujen liiketoimintahyötyjen saavuttaminen sekä jatkuvasti kehittyvien M365 Copilotin uusien ominaisuuksien hyödyntäminen.
Tule mukaan syksyn HPR-tapahtumaan
Ilmoittaudu mukaan syksyn HPR-tapahtumaan ja kuule Spondan Timo Pantsarin puheenvuoro Copilotin käyttöönotosta kiinteistöbisneksessä.
Tutustu koko ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan – muista hyödyntää myös ryhmäalennukset!