Microsoft Teams – monipuolinen ja laajennettava tiimityön alusta

Kirjoittajat: Vesa Nopanen ja Elise Passiniemi

Teams on tiimien, projektien ja organisaation digitaalinen työväline, joka mahdollistaa monipuolisen tiimityön niin organisaation sisäisesti kuin myös ylitse organisaatiorajojen. Teamsin avulla viestitään, kokoustetaan, soitetaan, päästään käsiksi kaikkiin tietoihin ja resursseihin sekä pysytään ajan tasalla ja voidaan reagoida asioihin tarvittaessa nopeasti.

Modernista yhteisestä ja laiteriippumattomasta alustasta hyötyvät sinä itse, tiimisi, organisaatiosi, yhteistyökumppanisi ja asiakkaasi. Teamsin lyömättömiä etuja ovat avoimuus, tiedon & resurssien saavutettavuus ja uudelleenhyödynnettävyys, joustavuus ja osallistuminen laitteesta, sijainnista ja ajasta riippumatta, verkostojen osallistaminen, tasa-arvo ja tehokkuus. Työntekijän aika vapautuu työn ytimeen.

Omaa työn tekemistä voi myös tehostaa esimerkiksi Power Automaten valmispohjien avulla, jolloin omaa tuottavuutta voi nostaa, vaikka tekemällä itselleen toimintoja, joilla viesteistä luodaan tehtäviä joko itselle tai tiimille – tämä on tehty niin helpoksi, että peruskäyttäjäkin voi näitä ottaa käyttöön itsenäisesti. Monipuolisemman työnkulut vaativat vähän enemmän motivaatiota, mutta niiden myötä on mahdollista automatisoida rutiinitehtäviä tai vaikkapa luoda hyväksynnät suoraan Teamsin sisällä. Tässä vaiheessa jo on selkeää, että Teams on paljon muutakin kuin perinteistä ryhmätyöskentelyä.

Tiedostojen käsittely ja muokkaus tiimeissä onnistuu helposti Tiedostot-välilehden kautta. Sen näkymä on jo varsin monipuolinen sekä peruskäyttäjille helposti ymmärrettävä mahdollistaen ”käytän tiedostoja” -lähtökohdan välittämättä enempää miten tai missä ne sijaitsevat. Tiimien tiedostot todellisuudessa sijaitsevat SharePointin kirjastossa, mutta tavallisessa käytössä tuolla ei tarvitse vierailla tai edes olla asiasta kovin tietoinen. Mikäli on tarpeen muokata enemmän metatietoja tai rakentaa tiedostoihin liittyviä automaatioita käyttäjä joutuu astumaan SharePointin tontille – ainakin hetkeksi.

Teams on nopeasti muotoutunut monipuoliseksi ja laajennettavaksi tiimityön alustaksi. Sen ytimessä on työvälineen ainutlaatuinen tapa yhdistää ihmiset, keskustelut, tiedostot, sovellukset, puhelut ja kokoukset saman käyttöliittymän alle. Yhä useampi sovellus (kuten tehtävät, muistiinpanot, DevOps, CRM, Salesforce ja lukematon määrä asiakkaan omia sovelluksia toteutettuna vaikkapa Power Appsilla tai keskustelubotteja Power Virtual Agentsilla) on käytettävissä Teamsin kautta, jolloin työnteko tehostuu, kun asiat voi hoitaa alusta loppuun yhden käyttöliittymän kautta.

Microsoft Teams sovelluksia voi lisätä mm. tiimien kanaviin välilehtinä, keskusteluun, kokouksiin sekä viesteihin laajennuksina tai botteina. Käyttäjille osa sovelluksista nousee parhaiten esille vasemman laidan kautta mistä löytyy Teamsin “päävalikko” muutenkin. Isona asiana on myös ilmoitusten tulo suoraan sinne missä käyttäjät ovat: Teamsiin. Tällöin ei tarvitse päivystää sähköpostin tai ulkopuolisen järjestelmän äärellä vaatiiko jokin asia huomiota vai ei. Tietotyön tapahtuessa Teamsissa on vain luontevaa että käyttäjät saavat heidän toimintaansa vaativat herätteet suoraan samaan käyttöliittymään – vaikkapa niin että hyväksyntäprosessi on mahdollista vielä loppuun suoraan sovelluksen viestin kautta.

Oikein käyttöönotettuna Teams vähentää sisäistä ja projektin aikaista sähköpostia valtavasti tuomalla keskustelut kaikkien osallistujien näkyville ja tarjoamalla tarpeelliset välineet käyttäjien ulottuville olivat he millä laitteella tahansa käyttämässä Teamsia.

Miten kokoukset saadaan sujumaan Teamsilla?

Kaikki lähtee hyvästä suunnittelusta, myös kokouksissa ja työpajoissa. Mieti ennen kokouksen järjestämistä, tarvitaanko aiheesta oikeasti kokous, vai voisiko asian hoitaa esim. Teamsin kanavakeskustelussa. Muita mietittäviä asioita ovat:

  • Ketä tarvitaan paikalle? Varmista, että kaikilla osallistujilla on rooli kokouksessa. Mikään ei turhauta niin paljoa kuin turha kokous, jossa minulla ei ole roolia.
  • Hyödynnä kokousta varatessasi ajoitustoimintoa, jotta löydät kaikille sopivan ajan. Usein puolen tunnin kokoukset ovat tehokkaampia kuin pidemmät kokoukset. Mahdollista osallistujille myös tauon pitäminen ja siirtymisaika seuraavaan kokoukseen. Tsekkaa kokouksen asetukset kokouskutsusta etenkin silloin, kun kokoustat ulkopuolisten kanssa.
  • Kun lähetät kokouskutsun, kerro kutsussa kokouksen agenda tai tavoite, jaa materiaalit kutsun linkkinä ja muista mainita, jos osallistujilta tarvitaan ennakkovalmistautumista.
  • Muistathan, että aina kokouksiin ei tarvitse osallistua läppäriltä työpöydän ääressä istuen, vaan voitte järjestää esim. kävelykokouksen, johon jokainen liittyy kännykällään?

 

Kokouksen vetäjän tai fasilitaattorin rooli korostuu virtuaaliympäristössä ja tilanteen ohjaaminen tarvitsee paljon enemmän ohjaamista kuin normaalisti, jotta kokous pysyy tehokkaana. Tässä tärkeimmät vinkkimme:

  • Käynnistä kokous pienellä jutustelulla tai aiheeseen virittäytymisellä.
  • Sopikaa yhdessä pelisäännöt, kuinka puheenvuoroja käytetään, jotta kaikki saavat äänensä kuuluville ja vältetään päällekkäin puhuminen. Puheenvuoroja voi jakaa Teamsin Nosta käsi -toiminnolla.
  • Jotta kokousaika tulee käytettyä tehokkaasti, aukaise kaikki kokouksen aineistot ja välineet jo ennen kokousta itsellesi auki, jotta tähän ei kulu arvokasta aikaa kokouksen tai työpajan aikana.
  • Muista aikatauluttaa tarpeeksi taukoja, jotta osallistujat pysyvät virkeinä.
  • Hyödynnä teknologiaa, esim. pian käyttöön tulevia pienryhmähuoneita (Breakout Rooms), Tasks/Planneria (tehtävien jakamiseen), Formsia (kyselyihin) tai Whiteboardia yhdessä ideoimiseen.Teams -kokouksen tai -työpajan hienous on, että se ei vaadi osallistujilta juuri teknistä erityisosaamista, kunhan osaa liittyä Teams-kokoukseen kutsulinkistä. Fasilitaattorin tehokkaalla etukäteisvalmistelulla ja suunnittelulla sekä tehokkailla fasilitointitaidoilla virtuaalikokouksista/työpajoista tulee tehokkaita.

 

Mitä uutta Teams-kokouksiin on tulossa (Ignite-kuulumisia 2020 syksyltä)

  • Pienryhmähuoneet, joita on odotettu jo pitkään. Pienryhmähuoneissa voit jakaa osallistujat esim. ryhmätöihin ja ideoimaan pienempiin ryhmiin. Kokouksen järjestäjä voi liikkua eri huoneiden välillä ja sulkea huoneet, kun pienryhmävaihe on ohi.
  • Uudet taustat Yhdessä-tilaan, jota kautta tulee entistä vahvemmin fiilis yhteisestä tilasta.
  • Webinaari-ilmoittautumiset, joiden automatisoidut sähköpostit tekevät osallistujien hallinnan helpoksi. Webinaarin jälkeen saat raportin webinaarin osallistujista, joka helpottaa webinaarin jälkitöitä, esim. materiaalin lähetyksen.
  • Kokousasetus, joka estää osallistujia avaamasta mikkiään kokouksen aikana
  • Mukautettava asettelu, miten esitys ja esittäjä näkyvät osallistujille
  • Kokouksen tiivistelmä, joka näkyy kokousten tiedot -välilehdellä. Sieltä näet kootusti kokouksen tallenteen, mahdollisen tekstityksen, kokouksen chatin, siinä jaetut tiedostot. Jatkossa pääset tähän käsiksi myös Outlook-kalenterisi kautta.
  • Erilaiset sovellukset ovat tulossa Teamsiin ja niillä voit laajentaa kokouskokemusta kokouksissa sekä ennen ja jälkeen.

 

Mikä on Yammerin rooli sisäisessä viestinnässä?

Usein organisaation vision tai strategiaan on kirjattu kauniita lauseita verkostomaisesta yhteistyöstä, ketteryydestä, sisäisen yhteistyön lisääntymisestä, innovaatioista tai yhteiskehittämisestä. Yammerin avulla tämä kaikki voi tulla todeksi, se voi olla paikka organisaation yhteisille tarinoille, ideoille, innovaatioille, keskustelulle, palautteelle, tiedon ja hyvien käytäntöjen jakamiselle sekä verkottumiselle organisaation sisällä. Yammerille on edelleen rooli isommassa organisaatiossa, mutta se vaatii johdon sitoutumisen, perusteellisen suunnittelun ja tehokkaan käyttöönoton. Näkemyksemme mukaan Teams yhä useammin korvaa Yammerin. Syitä siihen on monia. Teams on selkeästi Microsoftin tärkein sovellus tällä hetkellä ja siihen kehitetään koko ajan uusia toiminnallisuuksia. Tässä muut syyt:

  1. Teams-ryhmien koko kasvaa. Loppuvuodesta 2020 aikana Teams-ryhmän jäsenten maksimimäärä kasvaa 10000 käyttäjästä 25000 käyttäjään per ryhmä. Tulevaisuudessa tämä voi kasvaa vieläkin suuremmaksi.
  2. Teams-ryhmiin tulee infopaneeli, joka kertoo yhdellä silmäyksellä tärkeimmät ko. ryhmästä, mm. tiivistelmän aktiivisimmista jäsenistä ja tärkeimmistä kiinnitetyistä postauksista. Tämä on hyvin Yammermainen ominaisuus.
  3. Yammer tuo viestintään helposti Teamsin kanssa päällekkäisen välineen, ellei sille ole mietitty selkeästi omaa käyttötarkoitusta tai roolia.

Yleensä Yammeriin halutaan tulla, kun sillä on selkeä käyttötarkoitus ja rooli, kun johto on siellä itse aktiivisesti mukana, kun Yammerissa on aktiivista pöhinää ja saan kysymyksiini nopeasti vastauksen, kun siellä on omien kiinnostuksen kohteiden mukaista sisältöä, pääsen verkostoitumaan ja vaikuttamaan ja voin itse valita, mihin ryhmiin kuulun.

Mitkä ovat Yammerin edut?

  • Yammer auttaa silloin, kun sinulla on kysymys, mutta et tiedä keneltä kysyä
  • Voit ratkaista arjen haasteita yhdessä muiden kanssa
  • Voit jakaa parhaita käytänteitä ja toimintatapoja muille sekä oppia muilta
  • Pääset kehittämään organisaatiosi toimintaa muiden asiasta kiinnostuneiden kanssa
  • Tutustut uusiin ihmisiin ja luot verkostoja organisaation sisällä
  • Pysyt ajan tasalla, vaikka et viettäisikään koko päivää työpöydän ääressä (mobiilisovellus)
  • Säästät aikaa, kun voit linkata vanhaan postaukseen tai keskusteluun aiheesta
  • Voit helposti käyttää ryhmiä intraan upotettuna tai Teamsin kautta (Yhteisöt-toiminnallisuus)

 

Yammeriin julkistettiin vuoden 2020 aikana paljon mielenkiintoisia toiminnallisuuksia ja käyttökokemukseen vaikuttavia uudistuksia. Yammerin käyttäjänä saat entistä paremman käyttöliittymän, josta on helpompaa seurata, mitä Yammer-yhteisössäsi on viimeksi tapahtunut. Voit reagoida keskusteluihin reaktioilla, voit filtteröidä keskusteluita, kehua Praise-toiminnolla kollegoitasi sekä käyttää Yammeria suoraan Teamsista käsin (Yhteisöt-sovellus).

Myös Yammer-ryhmien hallintaan on tulossa uusia toiminnallisuuksia. Ryhmän yhteisömanageri voi moderoida ja sulkea keskusteluita, delegoida viestien julkaisua, asettaa tiettyjä julkaisuja ryhmän ylimmäksi, julkaista Q&A-listan, julkaista intran uutisia suoraan Yammeriin sekä kehittyneemmät statistiikat ja tietosuoja- ja tiedon säilyttämiskäytännöt.

Vuoden 2020 Igniten Yammer-julkistusten lista löytyy MS:n sivuilta: https://techcommunity.microsoft.com/t5/yammer-blog/what-s-new-for-yammer-at-microsoft-ignite-2020/ba-p/1688689

Kumpi väline, Teams vai Yammer kannattaa valita meidän organisaatiolle laajemman yhteistyön välineeksi? Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta, vaan se riippuu organisaation koosta ja teidän tarpeistanne.

 

Tämän artikkelin ovat kirjoittaneet Sulavan asiantuntijat Vesa Nopanen ja Elise Passiniemi. Vesa Nopanen on puhujana syksyn HPR-tapahtumassa 10.12.2020 aiheenaan mikäpäs muukaan kuin Teams.


Microsoft 365, Office 365, Power Automate, Teams, Yammer