Kirkon diakoniarahasto on kirkon yhteinen avustusrahasto, joka auttaa odottamattomiin taloudellisiin vaikeuksiin ja hätätilanteisiin joutuneita suomalaisia. Avustushakemuksia tulee vuosittain keskimäärin 1000 ja jaettavien avustusten kokonaissumma on n. 1M€. Diakoniarahaston työntekijät halusivat vähentää hakemuskäsittelyyn liittyvää valtavaa manuaalityön määrää ja päättivät yhdessä Kirkkohallituksesta tulleen idean perusteella etsiä ratkaisua Power Platformin avulla. Säästöt vuosittaisessa työmäärässä ovat huikeita ja mikä parasta, työntekijät voivat keskittyä oleelliseen – diakoniatyöhön ja auttamiseen. Ja vaikka ratkaisun tekeminen ostettiinkin asiantuntijoilta, ei diakoniarahasto omien sanojensa mukaan tässäkään ole ”konsulttien armon varassa”.
Avustusjärjestelmän uusiminen tehtiin Power Platform välineillä: Dataverse for Teams, Power Automate, Power Apps (Canvas) sekä Power BI raportointiin. Järjestelmä palvelee 1200 diakoniatyöntekijää, KDR-tiimiä ja hallitusta. Diakoniatyöntekijät täyttävät avustushakemukset, Teams toimii apuvälineenä ja laskurit laskevat avustuksia valmiiksi ja hakemusten täydentäminen on helppoa. Käsittely on avointa, valmistelijat näkevät tiedot prosessin aikana ja voivat kommentoida ja kysyä lisätietoja. Tietoja ei tarvitse siirtää manuaalisesti, mikä lisää tietoturvaa henkilötietojen käsittelyssä. Ratkaisu tuottaa merkittävää hyötyä sekä kirkolle työntekijöineen että diakoniatyön asiakkaille, ympäristöarvoja unohtamatta.
Uusi käyttäjäystävällinen järjestelmä minimoi rutiinityön ja nopeuttaa hakemusten käsittelyä. Valmistelevan työn vähentäminen kirkkohallituksessa vapautti lisää aikaa tuottavampaan asiantuntijatyöhön ja työn vaikuttavuus sekä mielekkyys parani huomattavasti. Työntekijät voivat keskittyä manuaalisen siirtotyön tekemisen sijaan asiantuntijatyöhön: taloudellisen avustamisen konsultointiin sekä koulutukseen. Vaikutukset ulottuvat koko diakonian kenttään ja sitä kautta taloudellisessa ahdingossa oleviin ihmisiin asti. Näppärä, laadukas ja tyylikäs raportointi lisää mahdollisuuksia yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen ja hädänalaisten ihmisten auttamiseen.
Hyvää ja arvokasta työtä, entistä tehokkaammin!
Kirkon diakoniarahaston avustusjärjestelmän uudistaminen oli ansaitusti Power Platform SM 2022 -kisan finalistikuusikossa. Toteutuksen PPHPR-tapahtumassa esittelivät seurakuntadiakonian asiantuntija Tiina Saarela sekä tietohallintoyksikön projektipäällikkö Nicky Ylén-Julin.
