Case: K-ruokakaupoille uusi intranet ja Teams – mitä, miksi ja miten?

Kirjoittaja: Venla Virkajärvi

Asiakaslähtöisimmät ja inspiroivimmat ruokakaupat. Eläväinen arki sekä asiakkaita ilahduttava palvelu. Näissä kaikissa onnistuminen edellyttää erityisen sujuvaa tiedonkulkua. Ruokakaupan arjessa on lukuisia liikkuvia osia, nopeastikin huomioitavia asioita, uudistuvia järjestelmiä tai toimintaohjeita sekä ristiin meneviä työvuoroja. Ja vain osalla työntekijöistä edes hetki aikaa istahtaa koneen ääreen myymälän taustatilaan.

K-ryhmässä on kehitetty arkea helpottavia ratkaisuja useisiin tarpeisiin. K-ruokakaupoille rakensimme viestinnän ja tiedonkulun välineeksi uuden intranetin ja otimme käyttöön Teamsin.

Kaikkiaan K-ruokakauppoja on noin 1200, ja niitä pyörittävät kauppiasyrittäjät. Kesko mahdollistaa kauppojen onnistumista palveluillaan ja toiminnoillaan, kuten keskusvarastolla. Rekat ja tavarat kulkevat, ja eri järjestelmät ja -prosessit tukevat sitä, että kaupoissa arki voi rullata ja monesti jopa yllättää asiakkaan positiivisesti.

Tarkkaan kohdistettua viestintää intranetissa

Myös tiedon ja ohjeistusten on liikuttava sujuvasti ja osuvasti Keskon ja kauppojen välillä. K-ruokakauppojen intranet-projektissa oli alusta asti selvää, että tiedotteita ja ohjeistuksia on voitava kohdistaa juuri niille kaupoille, joita asiat koskevat. Samaan aikaan esimerkiksi viesti tuotteen takaisinvedoista on mentävä perille välittömästi, ilman viivettä julkaisussa. Mm. näistä syistä lähdimme rakentamaan intranetia yhdistelmäksi: täydensimme modernin SharePointin mahdollisuuksia räätälöinneillä.

Intraan rakennettiin mm. Kaupan kalenteri, joka kokoaa kullekin kaupalle huomioitavia asioita aikaan sidotusti.

Konseptoitu Kaupan Teams kaupan sisäiseen tiedonkulkuun

Halusimme tuoda uusia mahdollisuuksia myös kauppojen sisäiseen tiedonkulkuun ja kauppojen väliseen yhteistyöhön. Tähän valikoitui työvälineeksi Microsoft Teams.

Konseptoimme Kaupan Teamsin, jossa on kaupoille valmiina tiettyjä elementtejä. Esimerkiksi kun julkaisee kriittisen tiedotteen intranetiin, välittyy siitä tieto kauppojen Teamseihin omalle kanavalleen. Näin puhelin voi värähtää vaikkapa hyllyjä täyttävän taskussa ja tieto tavoittaa ilman välikäsiä. Kaupan kalenteria sekä intran ohjeita ja tiedotteita pääsee lukemaan Teamsin kautta.

Paukkuja muutosjohtamiseen

Projekti oli monisyinen sekä teknisesti että muutosjohtamisen näkökulmasta.

Kauppiaat ja tuhannet kaupan työntekijät ottivat uusia välineitä käyttöön ja yhä useammalle kaupan työntekijälle avautui pääsy suoraan tiedon ääreen. Tärkeässä roolissa olivat kaupoista nimetyt oppaat ja Keskon omat kaupat valmentajat – sekä palautteen keruu ja vuoropuhelu kauppojen kanssa koko projektin ajan.

Uusien välineiden yhteydessä muutimme myös kauppaviestinnän mallia eli sitä, miten teemme viestintää kaupoille Keskossa. Uuden intran sisällöntuotannon koulutuksen on käynyt yli 300 keskolaista.

Varsinainen projekti päättyi kevääseen 2020, mutta muutosjohtamiseen panostamme yhä.

Millaisia ajatuksia tai kysymyksiä heräsi? Tule kuulemaan ja kysymään HPR-seminaarissa! Tarinaa kertomassa Venla Virkajärvi ja Maria Kotilainen.

 

Syksyn HPR-tapahtuma järjestetään 10.12.2020 Online-tapahtumana ja saat myös tallenteet viikoksi käyttöön. Tutustu ohjelmaan!


Intranet, Microsoft 365, Office 365, SharePoint, Teams