Kirjoittajat: Satu Tähtinen ja Sanna Keränen
Kun Oulun kaupunki aloitti Office 365 -käyttöönoton pari vuotta sitten, ei koronasta ollut vielä tietoakaan. Tavoitteena oli rakentaa kaupungin koko digitaalinen työympäristö Office 365 -palveluiden varaan ja modernisoida samalla ison kuntaorganisaation työn tekemisen tapoja. Yhtenä osana isoa hanketta oli 11000 työntekijän intranetin uudistaminen ja tuominen pilveen.
Intran ja tiimityön osalta liikkeelle lähdettiin konseptoinnilla ja O365-pelikirjan laatimisella. Konseptiin, pelikirjaan ja modernin työn visioon on palattu monta kertaa matkan varrella, ja niistä on ollut suuri apu. Isot tavoitteet ja konkreettiset yksityiskohdatkin ovat pysyneet hyvin muistissa ja ohjanneet työtä kohti maalia.
Korona toi omat mausteensa tekemiseen: Teams saatiin alkuvuodesta 2020 laajamittaiseen käyttöön juuri sopivasti ennen epidemian puhkeamista. Uuden intranetin, Akkunan, sisällöntuotanto oli juuri päässyt alkuun. Koronan takia kaikki koulutukset, klinikat ja projektitekeminen siirrettiin etämoodiin, ja avajaisiakin jouduttiin lykkäämään pari kuukautta.
Teamsit on pääsiäisestä alkaen perustettu tilaus- ja luontiautomaation avulla, ja uusi intranet Akkuna avattiin lokakuussa 2020. Molemmissa palveluissa otettiin käyttöön sisällön elinkaari, ja intran rakenne toteutettiin rohkeasti uudella tavalla.
Lopputulos tyydyttää sekä kaupungin vastuuhenkilöitä että kumppanina alusta saakka kulkenutta Innofactoria.
”Projektissa lähdettiin tavoittelemaan rohkeasti isompia asioita kuin pelkkä Teamsin ja uuden intran käyttöönotto. Tavoitteena oli alusta alkaen kaupungin työn modernisointi, johon korona yllättäen antoi työntöapua. Olemme edenneet Innofactorin kanssa alusta alkaen ryhdikkäästi toistemme tekemistä ja osaamista kunnioittaen. Näin isossa projektissa on tärkeää, että kumpikin kantaa vastuunsa. Ilman sitä emme olisi tässä poikkeustilanteessa päässet selväpäisinä maaliin”, projektipäällikkö Satu Tähtinen Oulun kaupungilta kertoo.
Satu Tähtinen Oulun kaupungilta ja Sanna Keränen Innofactorilta kertovat projektin onnistumisista ja kipupisteistä HPR-tapahtumassa 10.12.2020.