Case SPR: Arkittaja, automaattinen SharePoint-arkistonhoitaja - Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat

Case SPR: Arkittaja, automaattinen SharePoint-arkistonhoitaja

Suomen Punaisella Ristillä on ollut käytössään paperinen arkistointijärjestelmä, ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilötään lopulta Kansallisarkistoon.

Mutta maailma digitalisoituu, ja niin myös arkistot. 

Syntyi Arkittaja, joka hoitaa arkistoinnin käyttäjien puolesta SharePoint Onlinessa. Se päättelee mm. käyttöoikeudet, sijainnin ja säilytysajan muutaman metatiedon perusteella, ja vie asiakirjat oikeaan paikkaan. 

Mahdotonta? Ei ollenkaan. Laajan kartoitustyön ja tiedonohjaussuunnitelman se kyllä vaatii.

Pekka Turtiainen (Suomen Punainen Risti) ja Pirkka Paronen (Systems Garden) tulevat M365 HPR -tapahtumaan 30.11.2021 esittelemään, kuinka Arkittaja syntyi ja kuinka se toimii. He kertovat myös, millaisia hyviä, pahoja ja rumia kokemuksia matkan varrelta kertyi. 

Pekka Turtiainen työskentelee Suomen Punaisen Ristin keskustoimistolla tietoasiantuntijana. Hän vastaa järjestön arkistoasioista ja kehittää järjestölle uutta sähköistä dokumentinhallintaa Sharepointin ja Teamsin päälle. Aiempaa kokemusta alalta Pekalla löytyy muun muassa valtionhallinnon puolelta valtioneuvoston kansliasta ja eduskunnasta. Häneltä löytyy näkemystä sekä arkipäiväiseen työhön liittyvästä asiakirjahallinnasta että tiedon pitkäaikaisesta arkistoimisesta.  

Sydäntä lähellä on erityisesti pysyvästi säilytettävän tiedon vaaliminen. Tänään rakennettavat työkalut määrittävät myös sitä, kuinka tämänhetkinen asiakirjatieto on löydettävissä ja käytettävissä tulevaisuudessa. 

Pirkka Paronen on Systems Garden Oy:n toimitusjohtaja ja hän toimii tiedonhallinnan konsulttina. Pirkka on ollut mukana toteuttamassa erilaisia tiedonhallinnan hankkeita Microsoft-alustalla jo 20 vuotta. Asiakkaita ja ympäristöjä on pienistä urakointifirmoista julkishallintoon ja kansainvälisiin konserneihin, teknologioita muinaisista SharePointin esiversioista tuoreimpiin M365- ja Azure-ratkaisuihin saakka. Haasteet ovat edelleen yllättävän samanlaisia. 

Vaikka insinöörille uudet kiiltävät työkalut aina herättävätkin kiillon silmiin, Pirkka pyrkii pitämään fokuksen työkalujen sijaan itse tiedossa ja fiksuissa toimintatavoissa – ne kun ovat lopulta kiinni enemmän ihmisistä kuin järjestelmistä. 


Arkistointi, Dokumenttien hallinta, Microsoft 365, SharePoint, Tiedonhallinta