Case YIT: Kuinka useat työvälineet yhdistetään Power Platformin avulla?

Projektin- ja tuotannonhallinnan yksi kulmakivistä on hahmottaa kokonaisuuden tilannekuva, sekä kerätä tietoa eri osa-alueiden etenemisestä. YIT on suurin suomalainen ja merkittävä pohjoiseurooppalainen rakennusyhtiö, jolla on toimintaa kymmenessä eri maassa. Eri rakennuskohteita on käynnissä satoja samaan aikaan, joten tiedonkeruun ja sen jalostamisen tarve on suuri.
Tietoa voidaan kerätä useilla eri raportointivälineillä ja tapoja löytyy yhtä monta kuin on raportoitavia asioita. Usein tarpeeseen kyllä löydetään tapauskohtaisesti sopiva työväline, mutta ajan myötä näitä välineitä saattaa olla käytössä useita. YIT:llä asiaa selvitettiin työmaiden näkökulmasta. Tarkastelussa todettiin, että työmaainsinöörit saattavat käyttää viikossa useita tunteja erilaisien järjestelmien ja työvälineiden parissa, jotta saavat tarvittavat tiedot raportoitua.

-YIT:n ja Lemminkäisen yhdistyttyä vuonna 2018, olimme tilanteessa, jossa käytössä oli lukuisia toimintatapoja ja niitä tukevia järjestelmiä. Iso työ toimintatapojen ja järjestelmien yhtenäistämisessä tehtiin ensimmäisen vuoden aikana, mutta tekemistä on edelleen. Varsinkin projektiliiketoiminnassamme raportoitavaa on paljon ja kaikkea emme pysty vielä täysin automatisoimaan tekemisen taustalla tapahtuvaksi, kertoo YIT:n ‎Head of Site Management Development Siru Rinne, ja jatkaa:

– Site Reporting -ratkaisun avulla yhtenäistämme projektilta tapahtuvan manuaalisen raportoinnin yhteen työkaluun, jolla pystymme korvaamaan useampia käytössä olleita, osittain teknisestikin jo vanhentuneita järjestelmiä. Loppukäyttäjien kannalta raportointi selkeytyy, kun raportoitavat kokonaisuudet löytyvät samasta paikasta, riippumatta siitä raportoidaanko esimerkiksi projektinhallinnan tilanteesta liiketoimintajohdolle tai vaikkapa energiankulutuksesta konsernin kestävän kehityksen osalta.

Heti palvelun suunnittelun alussa todettiin, että kyseessä on pidempiaikainen kehityshanke, jossa tarvitaan hyvää teknistää alustaa ja vaikutetaan yleisesti raportoinnin prosesseihin. Uuden järjestelmän tulee palvella käyttäjiä ja helpottaa heidän työtaakkaansa keskittämällä toimintoja yhteen kokonaisuuteen. Hanketta lähdettiinkin rakentamaan yhteistyössä liiketoimintojen kanssa ja jakamalla kehitys useisiin vaiheisiin, jotta myös raportoinnin toimintoja voidaan yhdenmukaistaa.

– Laajasti organisaation käyttöön tulevien tietojärjestelmien valinnassa on aina oltava huolellinen. Tekniikan sijaan on pyrittävä löytämään oikea työkalu oikeaan tarpeeseen. YIT:llä tulevan raportointiratkaisun suunnitteluun ja työkalun valintaan panostettiin paljon. Power Platform oli lopulta selkeä valinta joustavuuden ja kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta. Heiltä löytyi jo valmiiksi alustan osaajia organisaatiosta. Nyt he saavat käyttöön sovelluksen, jota he pystyvät muokkaamaan ja ylläpitämään tarvittaessa itse. Sovelluksen omistajuus on siis todellakin heidän, kertoo sovelluksen suunnittelusta ja toteutuksesta vastannut Sulavan vanhempi konsultti Mikko Koskinen.

Site Reporting -sovelluksen rungon muodostaa Power Apps -sovellus, joka koostuu erilaisista joustavasti rakennetuista moduuleista. Liiketoiminnoilta ja liiketoimintamailta löytyy erilaisia tarpeita raportoitavista asioista, joten ratkaisun toteutuksessa kiinnitettiin paljon huomiota toimintojen joustavaan muokattavuuteen. Sovelluksen taustalla on SQL-tietokantarakenne. Integraatiot on toteutettu hyödyntäen eri Azure-palveluita, jotta sovelluksella on käytössä tarvittava data taustajärjestelmistä ja syötetty raportointidata saadaan käyttöön YIT:n master datapalveluun.

Ratkaisun ensimmäisessä vaiheessa toteutettiin työmaiden jätetietojen raportoinnin moduuli. Vuoden 2020 loppuun mennessä sovellukseen lisätään uudet moduulit energiatietojen raportointiin, sekä työmaiden tilannekuvan kuukausiraportointiin. Suunnitelmat uusista ominaisuuksista ja käyttötavoista jatkuvat ensi vuoden puolelle, joten Power Platformin tarjoamat joustavat sovelluskehityksen ominaisuudet ovat vahvassa käytössä.

 

Käytetäänkö teillä useampi tunti viikossa tietojen raportointiin useilla eri tavoilla ja välineillä?

 

Siru Rinteen ja Mikko Koskisen HPR-esityksessä kuulet, mitä asioita kannattaa huomioita, kun rakennetaan jatkuvan kehityksen alla olevaa Power Platform -sovellusta sekä käytännön kokemuksia ja vinkkejä Power App:n ja Power Automate:n hyödyntämisestä laajan käyttäjäkunnan monipuolisissa sovelluksissa.

Syksyn HPR-tapahtuma järjestetään 10.12.2020 Online-tapahtumana ja saat myös tallenteet viikoksi käyttöön.

Tutustu ohjelmaan! Ohjelmassa on parikymmentä puhujaa ja sisällössä paljon toivottua, kuten asiaa Microsoft Teamsista, Power Platformista, intraneteistä, hakupalveluista, tietoturvasta, jalkauttamisesta ja muista M365 -maailman uutuuksista ja parhaista käytänteistä.


Azure, Power Automate, Power Platform, PowerApps