Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun työntekijä Heikki Hakala on kehittänyt innovatiivisen ratkaisun, jolla uudelle työntekijälle voidaan tilata tarvittavat työvälineet kuten laitteet ja avaimet. Aiemmin prosessi tehtiin sähköposti/tulostus -käytännöllä, joka vei enemmän aikaa ja sisälsi tietoturvariskin.
PP-finaali käydään 26.11. HPR-tapahtumassa. Tutustu muihin finalisteihin tästä.
Ratkaisun hyödyt
Kehitetty ratkaisu parantaa merkittävästi työntekijän tietosuojaa. Lisäksi paperittomuus vähentää ympäristökuormitusta ja säästää työaikaa, kun työntekijän ei tarvitse läpikäydä sähköpostia, tulostaa tai plärätä paperipinoja. Ratkaisu mahdollistaa myös automaattisen tilausten arkistoinnin ja tämä tehostaa prosessia entisestään.
Millä teknologialla ratkaisu kehitettiin?
Kehitetyssä ratkaisussa hyödynnettiin Power Appsia, Power Automatea sekä Dataverse-teknologioita. Power Apps Canvas -sovellus toimii tilaajan eli esihenkilön käyttöliittymänä, ja taustalla toimii useita Power Automate -ajoja, jotka huolehtivat tallennuksesta, arkistoinnista ja ilmoituksista helpdesk-järjestelmään. Data tallennetaan Dataverse-tietokantaan, jossa on kolme taulua: tilaustaulu, arkistotaulu ja kustannuspaikkataulu. Kustannuspaikkojen hallinta on tehty helpoksi Admin-paneelin avulla, joka mahdollistaa tietojen muokkaamisen ilman pääsyä varsinaiseen sovellukseen tai dataan.
Power Apps -kokonaisuuteen kuuluu myös Model Driven -sovellus, joka mahdollistaa rajoitetut käyttöoikeudet eri käyttäjäryhmille. Power Automate hoitaa tietojen tallennuksen ja arkistoinnin 30 päivän kuluttua työsuhteen alkamisesta sekä ilmoitukset helpdesk-järjestelmään. Tulevaisuudessa ratkaisuun lisätään myös Power BI -raportointimahdollisuus.
Luova ratkaisu helpottaa eri työntekijäryhmien työtaakkaa
Paperin työvälineiden tilaus -ratkaisu on hyvä esimerkki yhdestä työelämän käytännöstä, jossa pienellä kehitystoimella saadaan suuri hyöty. Paperisen tilauslomakkeen digitalisointi ja tilauksen automatisointi ovat tuoneet helpostusta HR:n, tietohallinnon sekä esihenkilöiden arkeen. Tämän lisäksi ratkaisulla on parannettu työntekijän ja yrityksen tietosuojaa ja automatisoitu arkistointia.
Ilmoittaudu mukaan HPR-tapahtumaan
Tule mukaan seuraamaan ainutlaatuista Power Platform-ratkaisuiden SM-kilpailua HPR-tapahtumaan 26.11.2024! Tsekkaa koko tapahtuman ohjelma ja ilmoittaudu mukaan. Muista hyödyntää mahdolliset etu- ja ryhmäalennukset!