Microsoft Teams – Viimeisimmät uudistukset ja parhaat vinkit

Vuosi 2020 on ollut mullistava monella tavalla. Microsoft Teamsille se on merkinnyt käyttäjämäärän valtavaa kasvua, mutta myös tarvetta vastata monipuolisesti uusiin tarpeisiin. Tämä on mahdollistanut myös uusia innovaatioita ja kehitysharppauksia erityisesti kokouksiin liittyvissä ominaisuuksissa.

Hyvänä esimerkkinä on kesällä saataville tullut Together Mode, jossa kaikki osallistujat, joilla on video päällä, näkyvät auditoriossa. Together Modeen tulee lähiaikoina lisää vaihtoehtoja, millaisessa tilassa kokous pidetään (esimerkiksi kahvila). Tämä vaikuttaa tietysti kokouskokemukseen ja -tuntemukseen. Itse olen huomannut Together Moden vähentävän paljon kokousväsymystä, koska sitä käytettäessä on mahdollista vaikka nostaa käsi, kun osallistujat näkyvät suoraan samassa tilassa ilman omia taustakuvia: kädennosto näkyy selkeästi kaikille. Samoin voi myös puhua tai osoittaa kädellä tietyn henkilön suuntaan. High-five on myös ollut useasti käytössä ja siitä on saanut rennommista tapaamisissa hupia aikaiseksi.

Odotetut Breakout Roomit tulevat pian!

 

Toukokuun HPR:ssä esittelin kuinka Teamsilla voi tehdä manuaalisesti Breakout-huoneita ja kuinka niitä voi käyttää pienryhmätyöskentelyssä. Silloin mainittiin Breakout Roomien olevan Teamsin tuoteryhmällä työn alla. Syyskuussa julkistettiin näiden pienryhmähuoneiden julkaisuaikataulu, joka on kuitenkin pari kertaa venynyt eteenpäin – tämänhetkisen tiedon mukaan Microsoft Teamsin Breakout Roomit tulevat käytettäväksi vielä joulukuun aikana. Tällöin mahdollistuu pienryhmätilojen hallinta natiivisti Teamsin kautta: kerrot, kuinka monta huonetta tarvitset ja haluatko Teamsin jakavan yleisön huoneisiin automaattisesti vai teetkö sen itse käsin. Sen jälkeen kokouksen perustaja voi avata huoneet, jolloin yleisö siirretään niihin automaattisesti.

On hyvä muistaa, että Teamsin pienryhmähuoneissa voi hyödyntää normaaleista kokouksista tuttuja aktivointielementtejä, kuten Together Modea ja Whiteboardia. Vuoden lopussa Whiteboard on mahdollista jakaa kokouksessa myös oman organisaation ulkopuolisten käyttäjien kanssa! Esityksessäni käyn lävitse, mikä on mahdollista näiden uusien pienryhmätilojen kanssa ja kerron myös muutamia asioita niiden tulevaisuuden kehityskaaresta.

Muita tärkeitä uudistuksia

 

Kokoukset ovat yksi iso asia, johon Microsoftin tuoteryhmä panostaa Teamsissa jatkuvasti enemmän. Se näkyy uusissa ominaisuuksissa sekä kehityssuunnitelmissa. Yksi mainio esimerkki viimeksi käyttöön tulleista ominaisuuksista on kyselyjen ja muiden sovellusten lisääminen Teamsin kokoukseen. Kyllä! Kyselyt ovat vihdoin Teams-kokouksissa!

Isoja muita uudistuksia ovat mm. se, missä Teamsin kokoustallenteet jatkossa sijaitsevat. Nykyisen Streamin sijasta tallenteet menevät ensi vuonna suoraan joko tallentajan OneDriveen tai SharePointin sivustolle, jolloin niitä voi käsitellä ja jakaa kuten mitä tahansa muutakin tiedostoa.

Virtuaalisiin tapahtumiin on tulossa Teamsissa isoja uudistuksia, joten käytän sen läpikäyntiin myös hetken esityksessäni.

Dataverse for Teams tuli yleisesti saataville äskettäin. Tämän koodinimen myötä Teamsiin voi tuoda entistä helpommin omia älykkäitä chatbotteja ja Power Appsien luominen tiimeille on entistä helpompaa. Ja mikä parasta: nämä sisältyvät Teamsin lisenssiin! Power Automate uudistui äskettäin huomattavasti käyttäjäystävällisemmäksi, joten prosessien automatisointi ja Teamsin kytkeminen osaksi laajempaa kokonaisuuta (taustajärjestelmät) on hyvä asia ottaa organisaatioissa mietintään. Kuinka helppoa on tavallisen loppukäyttäjän lisätä tuottavuuttaan itse automatisoinnin avulla? Tule mukaan esitykseen ja näe itse! (spoileri: erittäin helppoa).

Teamsiin tulee jatkuvasti paljon uusia ominaisuuksia ja uutta opittavaa. Oleellista on kuitenkin se, miten näitä otetaan käyttöön organisaatiossa ja mikä on niiden tarkoitus & hyöty, ettei ihmisille tule infoähkyä kaikesta uudesta. Työtapojen muutosta on tapahtunut viime aikoina valtavasti – mutta osa uusista ominaisuuksista on sellaisia, joissa organisaatioiden kannattaa myös miettiä, miten työskentelyä voitaisiin modernisoida ja kehittää myös jatkossa.

Käyn joulukuun HPR:ssä esityksessäni läpi näitä ja monia muita Teamsin viimeisimpiä uudistuksia ja mahdollisuuksia. Useita näistä esittelen demojen kautta. Jokaisessa esityksessäni on ollut mukana myös vinkkejä & parhaita käytäntöjä eikä suunnitelmissa ole rikkoa tätä perinnettä, vaan tarjoan opittavia asioita niin loppukäyttäjille, edelläkävijöille, championeille kuin myös johdollekin. Seassa on varmasti mukana myös muutama ahaa-elämys.

Tulen kertomaan sulavasti myös tulevista uudistuksista ja niiden ominaisuuksista ja aikatauluista.

Edessä on siis tiivis ja vauhdikas paketti tuttuun tyyliini!

Kirjoittaja: Vesa Nopanen

Vesku on tunnettu Suomen Mr. Teamsina sekä modernin työn puolestapuhujana. Tule kuuntelemaan HPR-seminaariin 10.12.2020 ja ota mukaasi myös Teams-kysymyksiä!


Microsoft 365 HPR, Teams