Mikä se SharePoint oikein on?

SharePoint on yksi Microsoftin suosituimpia ja tunnetuimpia tuotteita – selainpohjainen sisällönhallinta-, yhteistyö- ja julkaisualusta, jota käyttää viimeisimpien arvioiden mukaan noin 85% Fortune 500 -yrityksistä. Ensimmäinen SharePoint-nimeä kantava ohjelmisto näki päivänvalon vuonna 2001 omiin konesaleihin asennettavana palvelinversiona (SharePoint Server). Palvelinversiosta julkaistaan noin kolmen vuoden välein uusi parannettu versio, ja vuodesta 2011 alkaen SharePointin on voinut ottaa käyttöön myös pilvipalveluna (SharePoint Online) osana Microsoft 365 tuoteperhettä.

SharePointin ydin on sisällönhallinta – eli käytännössä tiedostojen, sivujen, kuvien, tapahtumien, muistikirjojen ja muun työssä tarvittavan materiaalin tallentaminen, jakaminen ja käsittely. SharePointin toiminnoilla toteutetaan tyypillisesti ryhmätyöalustoja, intranettejä ja dokumentinhallinnan ratkaisuja.

Erityisesti pilvi-SharePoint toimii myös sujuvassa yhteystyössä muiden Office 365 palvelujen kanssa – SharePointin sivuille voidaan upottaa esimerkiksi Forms-lomakkeita, Planner-tauluja ja Stream-videoita, jokaisen Teams-tiimin sisällöt asuvat tiimin SharePoint-sivustolla ja SharePointin tiedostokirjastosta voi helposti käynnistää Power Automate -työnkulkuja.

 

Entäpä intranet SharePointilla – mitä se konkreettisesti tarkoittaa?

SharePoint-pohjaiset palvelut muodostuvat sivustoista. Viestintäsivusto-tyyppiset sivustot ovat suunniteltuja julkaisualustaksi, ja tyypillisesti SharePoint-intranet perustetaankin luomalla viestintäsivusto jokaista intranetin pääosiota varten. Liikkeelle voi lähteä myös kopioimalla omaan ympäristöön jonkun Microsoftin julkaisemista valmiiksi konfiguroiduista malleista (https://lookbook.microsoft.com/).

Intranetin sivustot liitetään yhtenäiseksi kokonaisuudeksi keskussivuston eli hubin avulla. Hubi on intranetin “emosivusto”, johon muut aihesivustot kytketään. Näin saadaan intranetille yhtenäinen, muista SharePoint-sivustoista poikkeava ulkoasu ja navigaatio. Visuaalinen ilme toteutetaan organisaation graafisen ohjeistuksen mukaisella väriteemalla, kuvituskuvilla ja logoilla, sekä asia- ja uutissivuille suunniteltavilla sivupohjilla.

Sivujen sisältö tuotetaan lisäämällä sivupohjaan webosia eli sisältömoduuleja, joita on yhteensä noin 40 erilaista eri tarkoituksiin. Usein käytettyjä webosia ovat esimerkiksi teksti, kuva, henkilöt (yhteystiedot), pikalinkit ja tiedostokirjasto. Intranetin etusivulla ja aihesivustojen laskeutumissivulla käytetään paljon ns. dynaamisia nostowebosia, eli sellaisia moduuleja jotka hakevat automaattisesti näkyviin intranetin sivustoille tuotettuja sisältöjä – esimerkiksi uutiset, tapahtumat, viimeksi päivitetyt tiedostot tai suosituimmat sivut.

Modernit SharePoint-sivustot ovat luonnostaan responsiivisia, eli intranetin sivuja voi tarkastella kaikenlaisilla päätelaitteilla. Puhelimeen voi ladata sovelluskaupasta ilmaisen SharePoint-mobiilisovelluksen, jolla saa halutessaan ilmoitukset uusista uutisista, ja voi vaikkapa lisätä intranetiin uutisen kuvan kera suoraan tapahtumapaikalta.

 

Hetkinen, mainitsit modernin SharePointin – mikä se on?

19 elinvuotensa aikana SharePoint on jatkuvasti kehittynyt ja samalla koko ajan laajentunut toiminnallisuuksiltaan kattavammaksi – ja sitä myötä isojen muutosten tekeminen kävi Microsoftille jo hieman hankalaksi, kun uudistuksissa piti huomioida yhteensopivuus ja pitkä historia. Isommalle remontille oli kuitenkin tarvetta, koska erityisesti julkaisualustan toiminnallisuuksissa SharePoint alkoi jäämään kilpailijoista jälkeen. Moni vanhempaa SharePointia käyttänyt muistaakin kankeat kuvanlisäystoiminnot ja sivujen hitaat latautumisajat.

Haaste ratkaistiin tuomalla perinteisen SharePointin sivustojen rinnalle kaksi kokonaan uutta sivustotyyppiä, joissa historian painolastia ei kannettu mukana – näin syntyivät ensin modernit tiimisivustot ja heti perään nykyinen “de facto” intranetalusta eli modernit viestintäsivustot, jotka julkaistiin kesällä 2017.

Modernit sivustot eroavat entisistä (perinteisistä) SharePointin sivustoista erityisesti sisällöntuotannon käyttökokemuksen ja informaatioarkkitehtuurin näkökulmasta. Moderneilla sivustot ovat luonnostaan nopeita, visuaalisia ja kauniita, ja moderni intranet on rakenteeltaan matala ja joustava. Käyttäjiä ilahduttaa erityisesti sivujen toimivuus kaikilla päätelaitteilla ja sisällöntuotannon helppous – esimerkiksi kuvan voi nyt vaikka vetää ja pudottaa sivulle!

Modernit viestintäsivustot ovat visuaalisia ja luonnostaan responsiivisia

Modernit ja perinteiset sivustot elävät pilvi-SharePointissa rinta rinnan, eli perinteisiäkin on vielä mahdollisuus käyttää. Modernit sivustot ovat käytettävissä myös uusimmassa SharePointin palvelinversiossa.

 

Informaatioarkkitehtuuri kuulosti kiinnostavalta. Mistä on kyse?

Informaatioarkkitehtuuri tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, miten sisältö jäsennetään, ryhmitellään ja esitetään käyttäjälle. Erityisesti intraneteissä informaatioarkkitehtuurin suunnittelu on projektin tärkein tehtävä, koska yksi intranetin päärooli on toimia organisaation hakupalveluna ja kirjastona, josta navigaatiopolkuja seuraamalla löytää tarvitsemansa tiedon.

Kirjasto onkin monelle tuttu vertauskuva informaatioarkkitehtuurin hahmotteluun – järjestetäänkö teokset aihepiirin (scifi, romantiikka), tyypin (äänilevyt, e-kirjat), kielen (suomi, englanti) vai kirjailijan sukunimen mukaan? Intraneteissä sisällön ryhmitellyn päälähtökohta on lähes poikkeuksetta aihepiiri tai toiminto (esimerkiksi henkilöstöpalvelut > työsuhde > työaika).

Tyypillisesti suomalaisessa keskipienessä intranetissä pääaihepiirejä on noin 5-15, ja näille perustetaan jokaiselle oma viestintäsivustonsa. Sivustojen sisällä yksittäiset aihesivut järjestetään sitten korkeintaan kolmitasoiseen hierarkiaan navigaatiossa, ja näin rakennetaan käyttäjälle luonteva polku teeman päätasolta syvemmälle sisältöön.

Megamenu tarjoaa kokonaiskuvan aihesivuston sisällöistä

Vaikka rakenne ja navigaatio yleensä jäsennelläänkin aihepiirin mukaisesti, niin muitakaan ryhmittelyperusteita ei kannata unohtaa. Esimerkiksi liittyvä liiketoiminto tai yksikkö, sisällön käyttötarkoitus, kieliversio, aihesanat tai vastuuyksikkö voidaan tallentaa sisällön metatiedoksi. Metatiedon avulla intranetin käyttäjille pystytään tarjoamaan navigaation rinnalle vaihtoehtoisia polkuja sisältöön – esimerkiksi listaus, mistä löytyvät kaikki lomakkeet, tai hakusuodatin jolla voi rajata näkyviin vain tietyn aihesanan sisältävät uutiset.

Mainiota! Miten tästä eteenpäin?

Jos teillä ei vielä hyödynnetä moderneja SharePointin viestintäsivustoja intranetin alustana, kannattaa ehdottomasti tarttua tilaisuuteen ja päivittää intranet nykyaikaan. Tekniset toteutusprojektit eivät enää kukkaroa paljoa kuormita, ja jos intranetin uudistaminen omin voimin kiinnostaa, alkuun pääsee helposti vaikkapa aiheeseen liittyvällä kurssilla.

Tämän artikkelin kirjoittaja Katja Jokisalo on innokas tekninen konsultti, kouluttaja ja esiintyjä, jonka mielipuuhaa on organisaatioiden auttaminen kohti parempaa (työ)elämää Microsoftin pilvipalvelujen avulla. Katja on Microsoftin Most Valuable Professional ja Certified Trainer, joka uppoutui SharePointin syövereihin jo vuonna 2007. Vuosien kuluessa työuralle on mahtunut iso kasa erilaisia ryhmätyön, dokumentinhallinnan, tiedon löytämisen, työn muutoksen ja sisäisen viestinnän projekteja – ja noin 70 erilaista intranettiä.

Katja nauttii arkea helpottavien ratkaisujen ideoinnista, suunnittelusta ja toteuttamisesta – siitä, että tekniikka on tukiroolissa ja vapauttaa aikaa ja aivoja ydintyöhön. Vapaa-ajallaan Katja koordinoi Suomen Microsoft 365 käyttäjäkerhoa, kiipeilee seinillä ja lukee kirjoja. Tutustu Katjan blogiin osoitteessa https://vohveli.fi/info/.


Intranet, Microsoft 365, Microsoft 365 HPR, SharePoint