Energiavirasto varmistaa uusien virastolaisten hyvää työntekijäkokemusta ja vauhdikasta aloitusta huolehtimalla siitä, että tarvittavat laitteet, tunnukset ja luvitukset odottavat työntekijää heti työsuhteen alusta asti. Muistinvaraisuus on taakse jäänyttä elämää, kun prosessi on automatisoitu ja yhdenmukaistettu. Työntekijän ohella ratkaisusta hyötyvät niin HR kuin jokainen esimies, assistentti sekä muutkin prosessin eri vaiheisiin osallistuvat henkilöt. Samalla systematiikalla hoidetaan luonnollisesti myös virkavapaat ja virastosta lähtevien henkilöiden asiat.
Uuden työntekijän saapuessa esihenkilö täyttää lomakkeen, jossa tarvittavat toiminnot määritellään. Osin kyse on kaikkien kohdalla toistuvista vakiotehtävistä ja osin työntekijäkohtaisia. Prosessin eri vaiheisiin osallistuvat henkilöt saavat Planner-kortit lomakkeella olevien tietojen mukaan ja tarvittavat muistutussähköpostiviestit on automatisoitu. Planner-kortit toimivat samalla tsekkauslistoina. Myös henkilötietojen poisto on huomioitu.
Paljon yksityiskohtia sisältävät muistinvaraiset asiat on saatu toteutuksella selkeästi formaattiin, aikaa säästyy ja sekä esimiehet, IT, HR että aloittavat sekä lähtevät työntekijät hyötyvät Power Apps ja Power Automate tulo- ja lähtöprosesseista. Aktiivisessa käytössä oleva ratkaisu on aidosti kansalaiskehittäjän toteuttama selkeä palvelukokemus.
Energiaviraston toteutus ”Entry/exit -työnkulut: Power Automate sisäiseen tehtävänhallintaan” oli ansaitusti Power Platform SM 2022 -kisan finalistikuusikossa. Toteutuksen PPHPR-tapahtumassa esitteli asiantuntija Laura Heikkinen.
