Case Audico: Projektidokumentaation hallinnan automatisointi Power Automaten avulla – Projektiliiketoiminnasta palveluun

Audico Systemsin liiketoiminnan kehittyminen projektiliiketoiminnasta joustavaan palvelumyyntiin on luonut uusia tarpeita yrityksen tiedostonhallinnalle. Entinen projektikohtainen malli ei toimi, kun asiakkaalle tehdään useita projekteja vuosien saatossa. Jotta jatkuvaa palvelua voidaan toteuttaa, edellyttää se ajantasaisten tietojen saatavuutta eri kanavissa.

Vaikka Audicon O365/D365 ympäristö kehitettiin sekä projekti-, että palveluliiketoiminnan tarpeisiin, ei se suoraan tarjonnut valmista ratkaisua dokumentinhallintaan. Lähdimme siksi Sulavan kanssa kehittämään Dynamicsin, Power Platformin ja Sharepointin päälle ratkaisua, jossa määrittävänä tekijänä oli asiakkaan toimipiste. Audicolla voi olla samassa sijainnissa useampia projekteja ja useita asiakkaita, jolloin paikalle saapuvan palveluhenkilön tulee löytää kaikki toimipisteen dokumentaatio kerralla.

Tavoitteena oli tiedon löytyminen Teamsin tai Dynamicsin kautta Sharepointista niin asiakkaan, toimipisteen kuin projektinkin alta ja sen rakenteen generoituminen automaattisesti. Ratkaisuna tähän toimii Dynamicsiin ja Teamsiin integroitu Sharepoint ympäristö, jossa tausta-automaatiot toteutettiin Power Automatella.

Projektin taustoja ovat 12.5. HPR-seminaarin Power Platform -päivässä esittelemässä CTO Santtu Sipilä ja IT-päällikkö Marcus Päiviö Audico Systemsiltä ja Juha Huttunen Sulavalta.