Helsingin kaupunginkirjastossa käynnistettiin projekti, jonka tavoitteena on hyödyntää aineistoprosessissa Microsoft Power Platform -tuoteperheen työkaluja. Aineistoprosessi alkaa aineistovalinnoilla sopimustoimittajan verkkokaupassa ja päättyy siihen, kun aineisto lähtee asiakkaille lainattavaksi.
Prosessin läpi kulkee vuosittain noin 22000 tilausta ja 150000 nidettä. Manuaalisten työvaiheiden automatisoinnin tavoitteena on nopeuttaa, selkiyttää ja vakauttaa aineistoprosessia. Lisäksi tavoitteena on digitalisoida koko prosessi, lisää datanäkymiä sekä kehittää erillistietokanta tilauksille. Prosessin sujuvuus vaikuttaa siihen, kuinka nopeasti asiakkaat saavat uutta aineistoa lainattavaksi kirjastoihin.
Projektin tuloksista voitiin päätellä, että Microsoft Power Platform -tuoteperheen työkalut soveltuvat aineistoprosessin kaltaisen prosessin automatisointiin. Kirjastojärjestelmän kehittyviä rajapintoja voidaan nyt hyödyntää entistä laajemmin ja aineiston läpimenoaika saadaan nopeammaksi. Uuden aineistoprosessin myötä päästään eroon tilausten hyväksynnästä paperilla ja saadaan valmius sähköiseen arkistointiin.
Helsingin kaupunginkirjaston aineistoprosessin automatisointi on esillä Power Platform Hyvät, Pahat ja Rumat -tapahtumassa, joka järjestetään 13.12.2022. Projektista kertovat Anne-Mari Heiniölä ja Ossi Lukkarinen Helsingin kaupunginkirjastosta.
Anne-Marilla on yli kymmenen vuoden kokemus työskentelystä kirjastoalalla. Hän on osa kaupungin laajuista digilähettiläiden verkostoa ja on toiminut työyhteisönsä työtapojen uudistajana. Power Platformin työvälineet ovat tuoneet lisää mahdollisuuksia työtapojen uudistamiseen ja manuaalisten toistuvien työvaiheiden automatisointiin.
Ossi työskentelee kirjastoverkon yhteisissä palveluissa Osto-, käsittely- ja logistiikkayksikössä ja on osaltaan mukana kehittämässä aineisto-, tilaus- ja muita prosesseja. Koska Ossilla on kirjastoalan koulutus ja ei suoranaista taustaa ohjelmoinnista, Power Platformin low-code -ratkaisu on tuonut vaihtoehdon työnkulkujen automatisointiin.