Jouni Vienola on HAMin kassajärjestelmää hoitava palveluvastaava, jonka sivurooli ICT-lähitukena ja digilähettiläänä on kasvanut räjähdysmäisesti. Tämä kertoo Jounin mukaan digitalisaation merkityksestä kaupungilla ja etenkin koronan vauhdittamista parista viime vuodesta. Jounista mukava olla mukana kaikissa mahdollisissa digijutuissa ja nykyään hänen nimensä nouseekin jo poikkeuksetta esiin keskusteluissa, joissa pohditaan, kukas lähtisi mukaan tähän uuteen digiprojektiin.
Jouni on pienestä pitäen kasvanut koneiden parissa, aina Commondore64:sta lähtien. Jouni on koulutustaustaltaan virastomestari, työ jossa korostuu erilaisten laitteiden ja koneiden käyttäminen sekä tapahtumien järjestäminen. Teknologiatausta onkin tuonut hänelle paljon hiljaista osaamista ja ymmärrystä. Tästä on ollut apua esimerkiksi Helsinki Biennaalin yhteydessä, missä Jouni oli toteuttamassa kassaratkaisua Vallisaareen – projekti alkoi verkkoyhteyksien parantamisella.
Digilähettilyys sopi hyvin Jounin kiinnostuksenkohteisiin. Hän näki sen mahdollisuutena oppia lisää järjestelmistä, joita käytetään, sekä saada hyvää tietoa ja vastauksia kollegoidensa kysymyksiin. Pidemmän päälle digilähettiläsverkosto osoittautui tiedonsaannin lisäksi myös upeana paikkana saada vertaistukea ja työskennellä mahtavien ihmisten kanssa. Päivi Lassilan ja Miikka Auerin innostuksella ja kannustuksella moni uusi juttu on lähtenyt liikkeelle. Jouni toteaakin naurahtaen, että hän lähti mukaan digilähettilääksi itsekkäistä syistä, mutta jäi sosiaalisista syistä.
Julkisen taiteen kuntokartoituksia ja digitaalisia museo-opastuksia
Iso osa digilähettilästyöstä on arkista kollegoiden neuvomista ja avustamista. Toimipisteissä digiosaamista on viety eteenpäin Muutoksen työpajoissa, joissa sovittiin yhteisistä pelisäännöistä digilähettiläiden johdolla. Työpajoissa tärkeää oli johdon tuki ja esihenkilöiden läsnäolo yhteisten päätöksen vahvistamiseksi. Digijääriä löytyy aina ja vanhat toimintatavat nostavat välillä päätään -arjessa on tärkeää, että voidaan nojata yhdessä sovittuihin pelisääntöihin. Iso muutos museon työntekijöille ovat olleet myös työpuhelimet, jotka mahdollistavat pääsyn uutisiin, lomakkeisiin ja yhteiseen tietoon suoraan näyttelytiloista.
Yksi ensimmäisistä digikehitysprojekteista oli esimerkiksi julkisen taiteen kuntokartoitusprosessin digitalisointi, joka on jo lähtenyt poikimaan jatkokehitysprojekteja. Patsaiden kuntokartoitus oli sujunut ennen paperin ja kynän varassa. Projektissa luotiin mobiilisti käytettävä Forms-lomake, jonka tuottaman kuntoraportin perusteella konservaattori arvioi, tarvitseeko patsasta korjata. Nyt tätä prosessia ollaan kehittämässä edelleen luomalla tilanteeseen raportointinäkymä sekä automatisoimalla tiedonvälitystä.
Kun automatisointeja näkee omassa arjessaan, herää kollegoilla ideoita, että asioita pystyisi tekemään uusilla tavoilla. Esimerkkinä tästä on monivaiheiseen kaupungin teoskokoelmien hankintaan, kuljetukseen ja sijoitukseen liittyvä prosessi. Tässä automatisointi auttaa luomaan tehtävälistoja, vastuuttamaan tehtävät oikeille tahoille ja järjestelmä tukee prosessin läpivientiä sen jokaisessa vaiheessa.
Korona vaikutti vakavasti myös museoiden toimintaan. Jouni on ollut mukana muun muassa museoiden lipunmyynnin siirtämisessä verkkopalveluun sekä suunnittelemassa museoiden Teamsilla pidettyjä digiopastuksia ja digityöpajoja. Moni näistä ei olisi ollut mahdollista ilman yhteisiä koulutuksia ja harjoittelua Teamsin parissa juuri ennen kuin korona iski – Kuva oli siinä vaiheessa onnellisesti hieman etukenossa.
Työ teknologian parissa onkin työtä ihmisten kanssa
Jouni kokee, että digilähettiläsverkoston myötä hän on löytänyt paljon uusia yhteyksiä kaupungin sisällä. Hän tietää oikeat ihmiset ja osaa kysellä asioita oikeista paikoista oikeilla termeillä. Vaikka Jouni ei välttämättä ole pitänyt itseään sosiaalisena ihmisenä, on digilähettilyyden myötä työhön tullut paljon uusia tuttavuuksia, paljon iloa ja hauskaa. Uusien teknologioiden kokeilu ja mahdollisuuksien esittely on antanut myös sopivasti haastetta ja purtavaa. Jouni sanoo, että vuosi vuodelta töissä pääsee tekemään entistä mielenkiintoisempia asioita.
Vinkkinä jokaiselle työntekijälle Jouni kehottaa pitämään mielen avoimena ja ottamaan aikaa kokeiluille. ”Olen jo niin vanha, enää pari vuotta eläkeikään, minun ei enää kannata oppia uutta” on vaarallinen asenne. On paljon kaupunkilaisia, jotka ovat eläkkeelle päästyään 20 vuotta sitten päättäneet näin, ja katsokaa, kuinka paljon maailma on muuttunut. Kokeileva asenne tärkeää ihan jo oman itsensä takia, vaikka se tuntuisi vaikealta. Innostu vaikka vapaa-ajalla uusista mobiilisovelluksista ja ota mallia lasten ”leiki ja kokeile”-mentaliteetista.
M365 Hyvät, Pahat ja Rumat -tapahtuma
Jouni Vienola ja Päivi Lassila nousevat 9.5.2023 Scandic Park Helsingissä Microsoft 365 HPR -tapahtuman lavalle kertomaan digilähettiläiden toiminnasta. Tutustu tapahtuman ohjelmaan sekä muihin puhujiin ja ilmoittaudu osallistujaksi joko paikan päällä tai etänä!
Päivi toimii Helsingin kaupungin Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan digitalisaatiokehitys-yksikössä ICT- asiantuntijana. Hän on vastannut toimialan M365- käyttöönotosta ja kouluttanut henkilöstöä. Päivi käynnisti toimialalla digilähettilästoiminnan v. 2019 ja on verkoston ylpeä omistaja. Nykyään digilähettilästoiminta on myös kaupunkitasoista. Digiosaamisen kehittäminen ja työnteon sujuvoittaminen modernien pilvityökalujen avulla on Päivin intohimo ja osaamisen jakaminen sydämen asia. Digilähettiläät ovat tässä työssä korvaamaton apu. Power Platformin ja tekoälyn hyödyntäminen avaavat huikeita uusia mahdollisuuksia työnteon sujuvoittamiseen. Metaversestä puhumattakaan.
Jouni on HAM Helsingin taidemuseon palveluvastaava, joka vastaa museon kassajärjestelmästä ja toimii usean muun järjestelmän pääkäyttäjänä, ICT palveluntarjoajan yhteyshenkilönä, hallinnoi museon tietokoneita ja puhelimia ja niiden tilauksia, ja toimii museon ICT lähitukena sekä digilähettiläänä.