Laura Mäkelä Laitilan Wirvoitusjuomatehtaalta ja Sanni-Kaisa Miettinen Tahto Groupista ovat puhujina Microsoft 365 Hyvät, Pahat ja Rumat -tapahtumassa 21.-22.5.2024. He kertovat esityksessään Laitilan Wirvoitusjuomatehtaan intranet-projektista ja digitaalisen työympäristön kehittämisestä.
Projektin aikana Laitilan Wirvoitusjuomatehtaalle pystytettiin ”tyhjästä” mobiili intranet, aikaisemman ja hyvin kauas menneeseen jääneen intranetin tilalle. Projektin kulmakiviä ja intranetin tärkeimpiä ominaisuuksia Laitilassa olivat sen saavutettavuus kaikilla laitteilla ja paikasta riippumatta sekä tiedonkulun takaaminen niin eri osastojen välillä kuin niiden sisälläkin.
Kuplaksi nimetty uusi intranet on parantanut Laitilassa sisäistä viestintää merkittävästi ja sen rooli tiedon hermokeskuksena korostuu päivä päivältä. Osastoiden välinen yhteistyö on tehostunut kun kaikki oleellinen tieto on nyt saatavilla helposti.
Haasteena oli kiireellinen aikataulu, minkä puitteissa käyttöönotto piti viedä läpi ennen juoma-alalla vilkkaan kevät- ja kesäsesongin alkamista. Projektinhallinta onnistui kuitenkin mainiosti ja sisällöntuotanto innokkaan tiimiin voimin toteutui näppärästi. ”Saumaton yhteistyö Tahdon kanssa oli avainasemassa projektin onnistumisessa. Heidän asiakasymmärryksensä, tekninen osaamisensa ja joustavuus ovat verrattomat”, Laura Mäkelä kertoo.
Kuplan käyttöönotto onnistui sangen mutkattomasti, sillä mahdollisia muutoksen mukanaan tuomia haasteita oli pohdittu projektin alusta alkaen. Hyvin keskeistä oli vastata Kuplan käyttäjien todelliseen tarpeeseen ja pohtia tapoja, joilla käyttöaste olisi luontaisesti korkealla.
Laura Mäkelä on toiminut vaihtelevissa markkinointi- ja viestintätehtävissä Laitilan Wirvoitusjuomatehtaalla vuodesta 2017 alkaen. Vuonna 2023 hän ryhtyi vetämään intranetin uudistusprojektia, minkä toteutukseen valikoitui SharePoint Online ja käyttöönottokumppaniksi Tahto Group Oy. Lauran aikaisempi kokemus ulkoisesta viestinnästä ja brändityöskentelystä sekä tuntemus tehdasympäristön viestinnälle asettamista haasteista osoittautuivat projektissa erittäin hyödyllisiksi.
Alkuvuodesta 2024 avautui limpparitehtaan oma intranet, nimeltään Kupla. Sharepointin käyttöönotto on tehostanut paitsi sisäistä viestintää, se on ollut myös portti muiden, aikaisemmin alihyödynnettyjen, Microsoft 365-työkalujen käyttöön sekä dokumenttienhallintaan, modernista tiimityöskentelystä puhumattakaan.
Sanni-Kaisa Miettinen toimi aikaisemmin vähittäiskaupan alalla esihenkilö- ja suunnittelutehtävissä. Vanhat työkaverit olivat pudota penkiltä kun kuulivat, että hänestä tulikin IT-alan yrittäjä. Yli kymmenen vuotta Sanni-Kaisa on kuitenkin auttanut asiakkaita käyttämään Microsoft 365 työkaluja tehokkaammin. Sanni-Kaisan työpäivät kuluvat normaalisti SharePoint-pohjaisten intranet-ratkaisujen parissa, dokumenttienhallinnan kiemuroissa, yhteisten toimintatapojen määrittelyssä ja jalkautuksessa sekä tietenkin käyttäjäkoulutuksissa.
Sanni-Kaisalle tärkeintä työssä on varmistaa oikeiden työkalujen lisäksi sopivat työtavat ja käyttäjien osaaminen. Hän uskoo vahvasti, että modernien digitaalisten työkalujen perusosaaminen kuuluu nykypäivänä kaikkien työelämätaitoihin.