Helsingin Normaalilyseolla havahduttiin siihen, kuinka paljon sopivien sijaisten hankintaan kuluu aikaa. Rehtori tai apulaisrehtori saattoi käyttää useita tunteja päivässä siihen, että metsästää sopivaa sijaista vaikkapa vakituisen opettajan sairasloman vuoksi. Sijaisen löydyttyä on vielä koko joukko erilaisia hallinnollisia tehtäviä kuten sijaisuuteen ja oppilaitokseen liittyvät ohjeistukset ja tehtävän vastuualueet. Voisiko sijaishankinnan ja siihen liittyvät prosessit tehdä automaattisesti, ilman manuaalista työtä?
Näin syntyi yhteistyössä Sulavan kanssa OpeFinder – Power Automaten ja Power Appin avulla rakennettu sovellus, joka automatisoi sijaisten hankintaprosessia. Kun oppilaitokselle tulee sijaisen tarve, se kirjaa sovellukseen lomakkeeseen tiedot tarpeesta. Sovellus tarjoaa sijaisuutta haun kriteerit täyttäville henkilöille lähettämällä tarjouksen ilmoituksen avoimesta sijaisuudesta automaattisesti heidän sähköpostiinsa. Sijaiset voivat ilmoittaa olevansa käytettävissä tai varattuina. Kun rehtori hyväksyy sijaisen, sovellus lähettää automaattisesti tiedon asiasta kyseiselle henkilölle. Tähän viestiin on voitu laittaa sijaisuutta koskevat lisätiedot kuten ohjeet sijaisuudesta, avainten noutopaikasta sekä verokortin toimittamisesta.
Sovellus on rakennettu Power Automaten ja Power Appin avulla. Sharepoint toimii sovelluksen tietokantana.
Sovelluksen käyttöönotto on poistanut aiemmin manuaalisesti tehtyä työtä ja säästänyt rehtoreiden työaikaa tärkeämpiin tehtäviin. Sijaisten yhteystiedot on kirjattu sovellukseen, ja lisäksi jokaisesta sijaisuudesta jää tiedot talteen yhteen paikkaan.
Miten sovelluksen kehittäminen tehtiin, ja miten sen käyttöönotto on sujunut? Mikä olisi voinut mennä paremmin?
Tule kuulolle HPR-seminaariin 22.11, kun Ilkka Ahola-Luttila Helsingin Normaalilyseolta kertoo aiheesta lisää! Tutustu ohjelmaan ja ilmoittaudu mukaan.